Por qué fracasan los proyectos: falta de responsabilidad

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Es conocido cómo la mala comunicación puede matar un proyecto , pero las expectativas y los roles poco claros pueden causar la misma cantidad de problemas. La responsabilidad comienza definiendo claramente los objetivos del proyecto y asegurando que los miembros del equipo sepan quién es responsable de qué. Pero a medida que cambian el alcance y los roles, se vuelve aún más crucial abordar la responsabilidad desde el principio y a lo largo de un proyecto.

Estos son algunos conceptos de responsabilidad que pueden determinar el éxito de sus proyectos:

Responsabilidad vs. Responsabilidad

Antes de continuar, necesitamos hacer una distinción de términos: «responsabilidad» versus «responsabilidad». Estos términos a menudo se confunden con uno solo, pero conocer la diferencia entre ellos puede significar la diferencia entre un proyecto exitoso y uno fallido.

Para nuestros propósitos, un miembro del equipo responsable puede definirse como un individuo al que se le ha asignado una tarea. La responsabilidad puede ser compartida. Mientras tanto, un miembro del equipo responsable es en última instancia responsable de la actividad o decisión , y solo una persona responsable puede ser asignada a una acción. Esta es una distinción importante porque las personas con la responsabilidad de completar las tareas a menudo no son las responsables del éxito general de esas tareas.

A menudo, un gerente de proyecto dependerá de varios equipos grandes y dispares para completar tareas en plazos específicos. Lamentablemente, la responsabilidad y la rendición de cuentas no siempre están vinculadas. En esos casos, los miembros del equipo con mucha responsabilidad, pero poca responsabilidad, podrían hacerse a un lado y dejar que el martillo caiga en otro lado.

Esto no quiere decir que esos miembros del equipo se estén alejando de la pereza o la malicia. Con mucha frecuencia se reduce al hecho de que los miembros del equipo tienen una multitud de responsabilidades que compiten por su tiempo. El problema es que si suficientes personas se hacen a un lado, la brecha se vuelve real, el objetivo del proyecto fracasa y comienza el juego de la culpa. 

Para generar responsabilidad antes de que comience el trabajo en el proyecto, es importante no solo tener claro las tareas y a quién están asignados, sino también el contexto de cómo el proyecto general se vincula con los objetivos del equipo más grande. La rendición de cuentas también significa que debe haber registros para evaluar el progreso y el desempeño. Reconocer los éxitos y las áreas que podrían usar la mejora es una forma clave de mantener a su equipo responsable y construir una cultura de mejora continua. 

Si usted es un gerente de proyecto, asegúrese de no solo definir responsabilidades sino también comprender la estructura de responsabilidad dentro del proyecto. Siempre pregúntese por adelantado: «¿Hay alguien responsable de esta tarea en el proyecto?» Si la respuesta no es sí, entonces para todos los efectos, eres tú hasta que abordes esa brecha.

¿Que esperabas?

La comunicación es un aspecto importante para crear responsabilidad con su equipo, y comienza con el establecimiento y la gestión de las expectativas.

Ya sea que usted sea un contribuyente individual o un gerente, es vital gestionar las expectativas para que haya pocos desajustes o malentendidos con respecto a cuáles son sus responsabilidades y cómo se desempeña contra esas responsabilidades. Lo mismo puede decirse sobre un gerente de proyecto y las expectativas de los ejecutivos o partes interesadas del proyecto. Como dice este artículo del Equipo Gantt  : «Si esperan un unicornio, es tu culpa».

Al igual que un gerente de proyecto que trabaja con un equipo, evitar desajustes y malentendidos es tan importante para el éxito de su proyecto, pero depende de usted establecer y expresar sus expectativas teniendo en cuenta la responsabilidad.

Durante las reuniones iniciales, siempre profundice si un miembro del equipo dice «vamos ____» o «vamos ____». No siempre es necesario (o correcto) hacer que esa persona sea responsable de las tareas que mencionan. Sin embargo, en aras de la rendición de cuentas, asegúrese de que las tareas llamadas tendrán un propietario adecuado que será el que informe sobre el estado de esa tarea en el futuro. Si «vamos» y «vamos» se escabullen sin llegar a un acuerdo sobre quién es el propietario, el proyecto se establecerá de manera que el equipo sea responsable, pero nadie es responsable en caso de que falle. 

Es importante tener en cuenta que esto no pretende ser una herramienta para culpar. De hecho, está destinado a servir como una táctica para evitar la culpa que podría derivarse de malentendidos posteriores sobre quién asumiría la tarea.

Pensamientos finales

En un mundo ideal, cada proyecto es como una rutina de animación donde un equipo de animadoras levanta a un miembro en el aire y los atrapa en su camino hacia abajo. Todos los miembros del equipo invierten porque tienen una relación con la animadora que cae y su éxito depende de su esfuerzo colectivo para derribar a sus compañeros de manera segura. Si puede lograr esa misma inversión y motivación en su equipo de proyecto, tendrá la mejor oportunidad de éxito.

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